В январе 2020 г. состоялось интервью с заместителем управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по Кемеровской области Тарасом Валентиновичем Башкировым, в ходе которого было рассказано об электронных трудовых книжках, а также получены ответы на вопросы наших клиентов.
Компания ЛАД-ДВА: Тарас Валентинович, расскажите, пожалуйста, что будет представлять собой электронная трудовая книжка, какие сведения будет включать в себя информационный блок?
Тарас Валентинович: Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке, включает в себя следующую информацию:
- данные о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- Даты приема, увольнения, перевода на другую работу, присвоение новой квалификации; изменение наименования страхователя;
- Место работы;
- Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение и т.д.);
- Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- Причины прекращения трудового договора.
Компания ЛАД-ДВА: Что нужно уже в этом году сделать работодателю? Какие изменения необходимо внести в локальные нормативные акты и коллективный договор?
Тарас Валентинович: Работодателю нужно внести изменения в локальные нормативные акты, в которых упоминается трудовая книжка. Все изменения необходимо согласовать с профсоюзной организацией, при ее наличии. Также, возможно, потребуется внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
Для представления сведений о трудовой деятельности в ПФР работодатель должен технически подготовиться (обновить программы, обеспечить защиту персональных данных).
Также в срок до 30 июня 2020 года включительно работодателю нужно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Компания ЛАД-ДВА: Кто будет вести электронные трудовые книжки? Нужно ли назначать ответственного за их ведение? Надо ли делать приказ о назначении ответственного за работу по электронным трудовым книжкам на переходный период?
Тарас Валентинович: Каждым работодателем самостоятельно определяется отдел (служба/подразделение) или работник, который будет осуществлять ведение сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде.
Компания ЛАД-ДВА: Какое программное обеспечение необходимо каждой организации для ведения электронных трудовых книжек?
Тарас Валентинович: Формировать данные о сотрудниках работодатели смогут с помощью своих программно-технических средств. В тестировании технологии формирования и передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР участвовали все крупные разработчики программного обеспечения для кадрового учета. Кроме того, Пенсионный фонд предоставляет работодателям бесплатное программное обеспечение для подготовки сведений.
Компания ЛАД-ДВА: С какими Государственными службами и системами электронная трудовая книжка будет интегрирована с 2020 года?
Тарас Валентинович: Органы государственной власти по каналам межведомственного взаимодействия в целях оказания государственных услуг и мер социальной поддержки смогут запрашивать в ПФР по гражданину сведения о его трудовой деятельности, при условии внесения изменений в нормативные акты, регулирующие порядок предоставления государственных услуг и оказание мер социальной поддержки. В этом случае, гражданину не понадобится предъявлять в государственные учреждения бумажные сведения о трудовой деятельности за период с января 2020 года.
Компания ЛАД-ДВА: Работа с бумажными трудовыми книжками до введения электронных и в переходный период. Нужен ли предварительный Аудит трудовых книжек на бумажном носителе и другой кадровой документации для перехода на электронную версию?
Тарас Валентинович: Работодателю необходимо в течение 2020 года внести изменения в свои локальные нормативные акты.
Все записи, уже имеющиеся в трудовой книжке работника, не нужно будет представлять в ПФР. Вопросами правильности заполнения и ведения трудовых книжек занимается Государственная инспекция труда. Существует Инструкция по заполнению бумажных трудовых книжек. В случае выявления работодателем какой-либо неверной или неполной информации, лучше сообщить об этом работнику и принять меры по устранению ошибок.
Компания ЛАД-ДВА: Каким образом и когда лучше ознакомить работников в связи с переходом на ЭТК?
Тарас Валентинович: Работодателю необходимо в срок до 30 июня 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Законодательством не утверждены формы уведомления и заявления. Каждый работодатель разрабатывает их самостоятельно.
Компания ЛАД-ДВА: Какие документы о трудовой деятельности необходимо передать на руки каждому работнику, и когда это нужно будет сделать?
Тарас Валентинович: Работодателю необходимо в срок до 30 июня 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве.
Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Компания ЛАД-ДВА: Что нужно будет выдавать на руки сотрудникам при увольнении вместо трудовой книжки?
Тарас Валентинович: Работнику, на которого не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель при увольнении в день прекращения трудового договора обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя. Форма, по которой необходимо представить сведения, утверждается Минтрудом РФ. В настоящее время на сайте ПФР расположен проект данной формы (СТД-Р).
Компания ЛАД-ДВА: К кому нужно будет обращаться, если понадобится копия трудовой книжки?
Тарас Валентинович: Если работник еще не выбрал способ ведения трудовой книжки, работодатель продолжает хранить бумажную трудовую книжку и делать в ней необходимые записи. В этом случае по заявлению работника работодатель предоставит копию бумажной трудовой книжки и сведения о трудовой деятельности, предоставленные в ПФР. Если работник уже избрал электронный способ ведения трудовой деятельности и работодатель уже выдал ему бумажную трудовую книжку на руки, в этом случае работодатель по заявлению работника предоставит сведения о трудовой деятельности не позднее трех рабочих дней с даты получения заявления. Кроме того, сведения о трудовой деятельности можно получить:
— в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг;
— в личном кабинете на сайте ПФР, а также в территориальном органе ПФР;
— на едином портале государственных и муниципальных услуг.
Компания ЛАД-ДВА: Какие нарушения заполнения бумажных трудовых книжек при переходе на электронные трудовые книжки могут привести в утрате стажа?
Тарас Валентинович: В электронной трудовой книжке будут отображаться сведения о трудовой деятельности начиная с 01.01.2020 года.
При верном заполнении работодателем сведений о кадровых мероприятиях и их соответствии сведениям, предоставляемым в ПФР для ведения персонифицированного учета, ситуаций с утратой стажа не возникнет.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в ПФР.
Компания ЛАД-ДВА: Нужно ли будет сдавать нулевую отчетность при отсутствии изменений по работникам.
Тарас Валентинович: При отсутствии кадровых мероприятий форму СЗВ-ТД представлять не нужно.
Однако, при отсутствии кадровых мероприятий по сотрудникам в течение 2020 года, сведения об их трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя представляются в ПФР не позднее 15 февраля 2021 года.
Компания ЛАД-ДВА: Тарас Валентинович, куда могут обращаться граждане в случае возникновения вопросов, касающихся электронных трудовых книжек и предоставления отчетности?
Тарас Валентинович: Телефон горячей линии ОПФР по Кемеровской области: (3842) 58-73-67. Подробная информация по электронным трудовым книжкам, адреса и телефоны территориальных органов ПФР по Кемеровской области – на сайте Пенсионного фонда России http://www.pfrf.ru
Компания ЛАД-ДВА: Тарас Валентинович, мы благодарим Вас за участие в нашем интернет-интервью и за интересную беседу.
Опубликовано 07.02.2020
Интервью подготовлено Линией консультаций ООО «Компания ЛАД-ДВА» при поддержке Отдела информационного сопровождения.
Особую благодарность за помощь в организации интервью выражаем руководителю группы по взаимодействию со СМИ ОПФР Илоне Рожковой.
