Документы: Приказ Минцифры России от 18.08.2021 N 857
Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 N 224
Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 N 223

Если квалифицированную ЭП компании выдала ФНС, обычные сотрудники не вправе заверять ею служебные документы. Для этого нужны личная цифровая подпись из коммерческого удостоверяющего центра и доверенность от руководителя. С 1 марта она должна быть машиночитаемой.

На уровне закона определили лишь основные требования к такой доверенности. Более подробные правила установили Минцифры и правительство. Рассмотрим некоторые аспекты.

Форма доверенности

Доверенность нужно создать в формате XML и заверить ее  квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG или в формате, который Минцифры утвердило в сентябре 2020 года.
В доверенности необходимо отразить, в частности:

  • наименование документа;
  • сведения о доверителе;
  • информацию о представителе и его полномочия;
  • дату оформления и номер доверенности;
  • срок ее действия (при наличии).

Представление доверенности

По общему правилу доверенность нужно включить в пакет электронных документов, которые сотрудник заверил личной подписью. Но можно представить ее иным способом:

  • через любую систему из перечня — если компания взаимодействует со всеми, кроме государственных и местных органов. Необходимо соглашение между оператором системы и компанией об однократной передаче документа;
  • через систему головного удостоверяющего центра или федерального органа исполнительной власти, органа государственного внебюджетного фонда — если компания взаимодействует с государственными или местными властями.

Хранение, использование и отмена доверенности

Документ следует хранить в одной из систем. После того как руководитель направит туда доверенность, оператор подтвердит поступление документа.
В рамках использования доверенности можно:

  • получать ее в пакете с электронным документом или из системы хранения;
  • принимать от оператора этой системы отчет о сроке действия доверенности на момент подписания электронного документа;
  • проверять полномочия представителя, которые указали в доверенности;
  • проверять квалифицированную ЭП доверителя.

Составить заявление об отмене доверенности можно в системе хранения или в другой системе. В последнем случае заявление надо передать в систему хранения.

Документы:
Приказ Минцифры России от 18.08.2021 N 857
Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 N 224
Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 N 223